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    現代人不的不收藏的辦公必備軟件技巧大集合

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      辦公小便箋-----辦公常用軟件使用技巧大集合
     
      本文由廣州市閩興通訊設備有限公司-技術服務部收集
     
      常用軟件調出經常應用的命令圖標
     
      工具——自定義——命令——找到想要添加的命令,拖到工具欄中即可
     
      辦公小便箋-----辦公常用軟件使用技巧大集合
     
      Word 巧作“收藏夾”
     
      我們知道,在IE瀏覽器中可以通過收藏夾將自己喜歡的網址收藏起來,以便以后直接調用。其實在Word中也能將常用的文檔收藏起來,以后要使用直接打開就可以了。單擊執行菜單“工具欄→自定義”,在打開的窗口中切換到“命令”選項卡,然后在“類別”列表中選擇“內置菜單”,在右側窗口中找到“工作”,用鼠標將它拖曳到工具欄上,這樣工具欄上就出現一個“工具”下拉菜單。如果想將某個文檔放到這個“收藏夾”,只須打開這個文檔,單擊工具欄上的“工作”按鈕,添加到工作菜單,以后直接在“工作”菜單下選擇好以前保存的文檔就可以打開了。
     
    辦公小便箋-----辦公常用軟件使用技巧大集合
    (辦公小便箋-----辦公常用軟件使用技巧大集合圖一)
     
      Excel中限制重復數據錄入
     
      在Excel中錄入數據時,有時會要求某列單元格中的數據具有唯一性,例如身份證號碼、發票號碼之類的數據。為了保證數據的唯一性,我們可以這樣做:選定目標單元格區域(這里假設為A1:A10),依次單擊“數據→有效性”,打開“數據有效性”對話框。在“設置”選項卡中單擊“允許”下拉列表,選擇“自定義”。然后,在“公式”中輸入“=countif($A$1 A$10,$A1)=1”(不包括引號)。接著,單擊切換到“出錯警告”選項卡,在“樣式”中選擇“停止”,然后分別在“標題”和“錯誤信息”中輸入錯誤提示標題和信息。設置完畢后單擊“確定”退出。此時,我們再在目標單元格錄入數據時,Excel就會自動對數據的唯一性進行校驗。當出現重復數據時,Excel中會出現前面設置的錯誤提示信息。
     
      Word中可愛的大小寫變換
     
      在Word中,“Ctrl+Shift+K”組合鍵是一個比較有趣的快捷鍵,因為該組合鍵的作用是“將小寫字母改成小型大寫字母”。比如,你在文檔中輸入并選中了“i love You!”這句話,則在你按下“Ctrl+Shift+K”組合鍵后,“i love You!”立刻變成了“I LOVE You!”。Ctrl+Shift+K組合鍵是開關鍵,按一次小寫字母變為小型大寫,再按一次復原。或許這個有趣的快捷鍵,在特殊時刻能滿足你的特別需要呢。
     
      Word中一次選中所有圖片
     
      Excel中批量查看公式
     
      在Excel 中,如果我們在多個單元格或工作表中設置了公式,要想查看公式和計算結果,就得反復滾動窗口或者來回切換工作表。其實我們可以先選中含有公式的單元格(多個單元格可用Shift或Ctrl配合鼠標操作),然后右擊工具欄選擇并打開“監視窗口”,單擊“添加監視”按鈕,所有選中的單元格的公式及計算結果就顯示在了監視窗口中,非常直觀。同時如果你創建了一個較大的數據表格,并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數據時,利用“監視窗口”可以輕松看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前數據的,這對于排查數據更改關聯錯誤很有幫助。
     
      讓Word自動保存文檔版本
     
      為了保存同一份文檔的不同版本,很多用戶都是在修改完文檔后將它另存為一個新文檔。這不但麻煩,而且一旦保存的版本多了,還容易弄混淆。其實,可以讓Word為我們在同一文檔中自動保存各個版本。在Word中打開文檔,單擊“文件→版本”,在彈出的對話框中勾選“關閉時自動保存版本”選項即可。這樣,以后每次編輯完文檔并關閉時Word就會自動保存相應的版本。當然,也可以單擊“現在保存”按鈕手動保存文檔版本。
     
      Excel中快速排查公式錯誤
     
      在Excel 中,經常會遇到某個單元格中包含多層嵌套的復雜函數的公式,如果公式一旦出錯就很難追蹤錯誤。其實在Excel 2003中利用“公式求值”功能就可以進行公式的錯誤排查。依次單擊菜單“工具→自定義”打開“自定義”對話框并切換到“命令”選項卡,在左邊“類別”列表中選擇“工具”,在右邊找到“公式求值”并將它拖放到工具欄,這樣工具欄上就出現一個“公式求值”按鈕。以后選中公式所在的單元格,單擊“公式求值”按鈕就可以按照公式的執行順序逐步觀察公式的運算結果,從而定位并找到錯誤之源,原理類似于程序調試中的“單步執行”。  日期轉換為中英文的星期幾
     
      工作表中有一列日期數據(如C3單元格的日期為“2006-12-15”),如何將它轉換為中文或英文的星期幾呢?如果要轉換為中文的星期幾可輸入公式“=TEXT(WEEKDAY(C3),"aaaa")”來實現,如需要轉換為英文的星期幾可輸入公式“=TEXT(WEEKDAY(C3),"dddd")”來實現。
     
      用函數求工齡
     
      Datedif函數是Excel函數表中未曾提及的函數,利用它可以方便地求出兩個日期間的相差的年數、月數和天數,如果要計算工齡,這個函數是再方便不過了。如C3單元格中日期是“1995-8-1”,利用公式“=datedif(c3,today(),"y")”就可方便地計算出工齡了。
     
      輸入數據時禁止輸入空格
     
      在Excel中輸入數據時如果不允許輸入空格,可通過設置數據的有效性來實現。單擊“數據”菜單中的“有效性”命令,將有效性條件設為“自定義”,在公式框中輸入“=COUNTIF(F1,"* *")=0”(假設不允許在F列中輸入空格),點“確定”后就可以了;如果只是不允許在單元格的開始輸入空格,其他地方可以,只要將公式改為“=COUNTIF(F1," *")=0”;如果只是不允許在單元格的最后輸入空格,只要將公式改為“=COUNTIF(F1,"* ")=0”就可以了。
     
      清除數據時跳過隱藏的單元格
     
      在清除數據時大家會發現如果選區中包含了隱藏的行或列,這部分隱藏的行和列中的數據也會同時被清除,如果不想清除隱藏區域中的數據該如何操作呢?選中要清除的數據區域,按F5鍵,單擊“定位條件”按鈕,選擇“可見單元格”,按Delete鍵清除,顯示隱藏的行或列,怎么樣?數據一個沒少吧。
     
      Excel也能統計字數
     
      想在Excel中跟Word一樣統計字數嗎?試試數組公式“{=SUM(LEN(范圍))}”吧,方法是輸入公式“=SUM(LEN(單元格區域范圍))【(單元格區域范圍)用鼠標單擊所要統計字數的單元格區域】”后按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵,怎么樣?看到統計的結果了吧。
     
      顯示部分公式的運行結果
     
      在輸入較長的公式時容易出錯,如何測試其中的部分公式呢?選中要測試公式的某一部分,按下F9鍵,Excel會將選定的部分替換成相應的結果,若想恢復為原來的公式只須按Esc鍵或“Ctrl+Z”即可。
     
      在單元格中要打鉤怎么辦
     
      很多朋友在Excel中輸入打鉤“√”號都是通過插入符號命令來插入的,試試下面的方法:按住Alt鍵不放再輸入小數字鍵盤上的數字41420,松開Alt鍵就可以了。
     
      編輯單元格時迅速移動光標
     
      當我們要重新編輯Excel單元格時一般是選中單元格后按F2鍵進入編輯狀況,然后按光標鍵向左移動光標。在文字較多時若想把光標移動到所有文字的最前面肯定會有些不便,按住向上的光標鍵試試,插入點是不是一下子就跳到單元格的最前面了?
     
      有趣的Shift鍵
     
      不知道大家有沒有試過,在Word 、Excel中按住Shift可以使某些按鈕的功能發生改變:打印和打印預覽功能交換、升序和降序功能交換、左對齊和右對齊功能交換、居中對齊與合并居中功能交換、增加和減少小數位數功能交換、增加和減少縮進量功能交換、增大和減少字號功能交換等等。
     
      Word快速調整英文字母的大小寫
     
      在Word中,選中某一段英文字母(如abcd),按下組合鍵“Shift+F3”后,會把這段英文字母的第一個字母改成大寫,即變為Abcd;再一次按組合鍵“Shift+F3”,則會把所有字母改成大寫,即變為ABCD。
     
      用這樣的組合鍵可以在上述幾種狀態之間進行切換。
     
      單獨打印圖表
     
      為了使用方便,我們經常會在Word中將圖表嵌在相關數據的旁邊,這樣看起來會比較直觀。但在打印時,如果我們只想單獨打印這張圖表,又該怎么辦呢?其實很簡單,只要用鼠標選中圖表的任何一個部分,然后再依次點擊“文件→打印”即可。
     
      讓任務欄更清爽
     
      默認情況下,每打開一個Word文檔,在任務欄上就會顯示一個文檔圖標,用戶通過點擊任務欄的文檔圖標來快速切換不同的文檔窗口。如果打開的文檔太多,任務欄就會顯得非常擁擠,其實我們可以讓任務欄變得清爽一些。點擊“工具→選項”,彈出“選項”對話框,在對話框中選擇“視圖”標簽,清除“任務欄的窗口”復選項,最后點擊“確定”按鈕即可。
     
      英文查找同義詞
     
      當我們用英文進行寫作時,很可能會碰到對某些單詞的用法拿捏不準的情況。這時,肯定希望能找幾個同義詞來進行比較,以確定哪個單詞最恰當。此時,你不妨試試Word的同義詞庫功能。將光標定位于目標單詞中,然后點擊“工具→語言→同義詞庫”,窗口右側的任務欄中會立刻顯示出目標單詞的所有同義詞以供參考。
     
      讓標尺精確定位
     
      你一定使用過水平標尺來定位段落的首行縮進吧。通常情況下,你可將它設置為1字符或2字符,但很難精確設為1.2字符。其實要想設置更為精確的數值也不難,在按住Alt鍵的同時,點擊并移動標尺,此時標尺將精確顯示出縮進的字符數。當然,每次進行縮進設置,都要按Alt鍵,的確比較麻煩,這個問題也可解決。
     
      進入“繪圖網格”對話框,將“網格設置”中的“水平間距”與“垂直間距”都調整到“0.01”,點擊“默認”按鈕,在隨后彈出的對話框中單擊“是”,整個設置即可完成。以后可利用標尺的縮進按鈕來控制縮進,不用按Alt鍵也可做到精確定位了。
     
      PowerPoint 利用組合鍵生成內容簡介
     
      我們在用PowerPoint2003制作演示文稿時,通常都會將后面幾個幻燈片的標題集合起來,把它們作為內容簡介列在首張或第二張幻燈片中,讓文稿看起來更加直觀。如果是用復制粘貼來完成這一操作,
     
      實在有點麻煩,其實最快速的方法就是先選擇多張幻燈片,接著按下“Alt+Shift+S”組合鍵即可。
     
      AutoCAD 快速縮放到圖形范圍
     
      Word中快速插入公司Logo
     
      在編制公司合同、簡介之類的辦公文檔時,我們會經常需要插入公司的Logo圖片。而一般情況下這都是使用“插入”菜單中的相關命令來實現的,這多少有些麻煩。那么,有沒有更快速的方法呢?有!具體設置如下:首先將公司的Logo圖片插入到文檔中并選中它,然后,單擊“工具→自動更正選項”,在“自動更正”標簽頁中的“替換”文本框中鍵入“logo”(不包括引號)并單擊“確定”。這樣,以后只要在文檔中鍵入“logo”就能快速插入公司的Logo圖片了。
     
      Excel錄入時自動切換輸入法
     
      在Excel單元格中,經常遇到中英文交替輸入的情況,如A列輸入中文而B列卻輸入英文,這時就要在中英文輸入法之間反復切換,這樣非常麻煩而且嚴重影響錄入效率。其實可以先打開中文輸入法,選中需要輸入中文的列,執行菜單“數據→有效性”,在“數據有效性”中切換到“輸入法模式”標簽分頁,在“模式”下拉列表中選擇“打開”,確定退出。接著選擇需要輸入英文的列,同樣打開“輸入法模式”標簽分頁,在“模式”下拉列表中選擇“關閉(英文模式)”,確定后退出即可。
     
      Excel中粘貼時避免覆蓋原有內容
     
      在工作表中進行復制或移動操作時,粘貼的內容將自動覆蓋工作表中的原有內容,怎樣避免這一現象呢?首先選中要復制或移動的單元格,單擊復制或剪切按鈕,選中要粘貼的起始單元格,按下“Ctrl+Shift+ +”組合鍵,在彈出的“插入粘貼”對話框中選擇活動單元格移動的方向,單擊“確定”按鈕就可以了。
     
      繪圖畫布請走開
     
      在Word2003中,當我們用繪圖工具繪制圖形或者用“插入”法插入“文本框”時,在編輯區域總會自動彈出一個繪圖畫布,其中有“在此處創建圖形”的提示,我們繪制的圖形或插入的文本框必須局限在其中。如何取消這個畫布的限制呢?依次單擊“工具→選項”,選中“常規”選項卡,取消“插入?自選圖形?時自動創建繪圖畫布”前的鉤即可。這樣插入圖形就可以隨心所欲了。
     
      將計算器搬到Excel中
     
      在用Excel編輯文檔時,有時需要計算一些數據的數值(加減乘除都可能要用到),這時都是點擊“開始”→“程序”→“附件”再點擊計算器,如果每次都這樣操作的話就很麻煩。其實我們可以將計算器搬到Excel中,直接添加在Excel的工具欄上。具體操作方法如下:
     
      首先打開Excel,點擊視圖菜單的“工具(T)”,然后點擊“自定義(C)”,再點擊自定義(C)窗口中的命令選項欄。 在類別列表中,點擊“工具”,在命令(D)列表中,點擊自定義(旁邊有個灰色計算器圖標)。將所選的命令從命令列表中拖至工具欄中(當你看到鼠標指針旁出現一個加號(+)時,松開鼠標即可)。點擊關閉,退出Excel。現在重新打開Excel,點擊剛剛添加的按鈕,在Excel中就出現了計算器。
     
    辦公小便箋-----辦公常用軟件使用技巧大集合
    (辦公小便箋-----辦公常用軟件使用技巧大集合圖二)
     
      Excel
     
      用參數控制Word啟動
     
      如果在Word遇到問題時可嘗試著用以下的方式啟動Word:單擊“開始→運行”,然后輸入Word所在路徑及參數確定即可運行,如“"C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\winword.exe" /n”(不含外側雙引號),這些常用的參數及功能如下:
     
      /n:啟動Word后不創建新的文件。
     
      /a:禁止插件和通用模板自動啟動。
     
      /m:禁止自動執行的宏。
     
      /w:啟動一個新Word進程,獨立于正在運行的Word進程。
     
      /c:啟動Word,然后調用Netmeeting。
     
      /q:不顯示啟動畫面。
     
      除了可以在“運行”中輸入運行外,對于常需用到的參數,也可以在系統桌面創建Word的快捷方式,在快捷圖標上右擊,然后在“目標”項的路徑后加上該參數即可,另外按住Ctrl鍵,雙擊Word快捷圖標,可以安全模式啟動Word。
     
      讓幻燈片聽我的
     
      一大群與會人員正襟危坐,你豪情滿懷地進行著某個新產品的演示或介紹,卻不小心由于鼠標左鍵的誤操作導致幻燈片跳到了本不應該出現的位置,或者本應按下鼠標左鍵切換到下一張,卻由于按下了右鍵而出現一個快捷菜單。不用擔心,只要進行小小的設置,就可以將這些煩人的問題統統搞定。
     
      從任務窗格中打開“幻燈片切換”,將換片方式小節中的“單擊鼠標時”和“每隔”兩個復選項全部去除,然后將這個設置應用于所有幻燈片,以后切換到下一張或是上一張,只有通過鍵盤上的方向鍵才能進行操作。至于另外一個問題,解決的辦法也很簡單,從工具菜單下打開“選項→視圖”窗口,取消“幻燈片放映”小節上的“右鍵單擊快捷菜單”復選框即可。
     
      用多窗口修改編輯Excel文檔
     
      如果要比較、修改Excel中不同單元格間的數據,而單元格又相距較遠的話,來回拖動鼠標很是麻煩。我們可以用多窗口來進行比較,依次單擊“窗口→拆分”,Excel便自動拆分成四個窗口,每個窗口都是一個獨立的編輯區域,我們在瀏覽一個窗口的時候,不影響另外一個窗口。在Word中對長文檔的修改比較繁瑣,也可以用這種方法將窗口進行拆分。要取消多窗口,雙擊分隔線或者依次單擊“窗口→取消拆分”即可。
     
      Word文檔行距快速改
     
      在Word中,我們可以通過下列組合鍵來快速改變段落行距:“Ctrl+1”組合鍵將光標所在段落設為單倍行距;“Ctrl+2”組合鍵將光標所在段落設置為雙倍行距;“Ctrl+5” 組合鍵設置為1.5倍行距;而“Ctrl+0”組合鍵則設置為段間距12磅。
     
      Word表格也能“縮小字體填充”
     
      我們知道,在Excel中有一個“縮小字體填充”功能非常實用,向單元格中輸入文字時,可以自動調整文字間距和大小以適應單元格。其實在Word 2003的表格單元格中也能實現類似功能。首先選中該單元格,執行菜單“表格→表格屬性”命令,在打開的“表格屬性”對話框中的“表格”選項卡中單擊“選項”按鈕,隨后彈出“表格選項”對話框,取消“自動重調尺寸以適應內容”復選框的鉤。接著切換到“單元格”選項卡,單擊“選項”按鈕,在彈出的“單元格選項”對話框中勾選“適應文字”復選框。為了讓單元格容下盡量多的文字,還可以把單元格邊距全都設為“0”。設置完成后,單擊“確定”按鈕退出“表格屬性”對話框即可。
     
      Word中妙用F4功能鍵
     
      我們知道,在Word2003中要重復性地使用上次操作可以有兩種方法:一種是復制,但它只能復制編輯過的文本,另一種就是格式刷,它也只能復制文本的屬性。而鍵盤上的F4功能鍵,則可以將以上兩者的功能合二為一。按下F4鍵,最后一次的操作將重復一次。例如,你可以重復添加邊框或邊框中的底紋樣式及重復向所選文字添加加粗格式的操作、重復插入文件或圖片等等操作,只要一按F4功能鍵,
     
      上次所操作的內容就會“驚現”出來,提高了文本編輯的速度,減少了工作的重復。
     
      Word文檔編輯功能全部鎖死的應急處理
     
      有時我們使用Word會遇到只能查看而編輯功能全部鎖死的Word文檔,當需要更改時,用傳統的復制粘貼到新文件的方法,必然會引起文件格式的走樣,其實這時我們新建一個文件,使用文件菜單下的插入命令,將這一鎖定的文件插入當前新文檔中,就可以在樣式不更改的情況下進行修改了。
     
      公式編輯器3.0亂碼問題的解決
     
      筆者的電腦升級至Office2003后,在寫論文時發現使用公式編輯器3.0進行公式編寫時積分、累加等符號在輸入后顯示為亂碼,在其他電腦上輸入正常的公式,在自己機器上剛打開還正常顯示,但點擊進入編輯后就又變成亂碼,重裝公式編輯器和Office均不能解決問題,從網上得到的啟示是字體文件損壞,但從正常的電腦上共享其Fonts目錄,安裝字體,故障依舊。自己用的這套Office2003在別的電腦上安裝使用又一切正常。經過2天思考,認為問題仍應出在字符集的轉換顯示上,在進入公式編輯器中,點擊"樣式",選擇"定義"。點擊后出現對話框。在將所有設置更改為表中所示的各種字體后,故障解決。
     
      公式編輯器的自定義設置(詳見FQA)
     
      快速切換Excel工作表
     
      如果一個Excel工作簿中有大量的工作表,要是一個一個去切換查找很麻煩。其實可以在工作表標簽左側的任意一個按鈕上右擊,在彈出的工作表下拉列表中選中需要切換的工作表即可快速切換到該工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”組合鍵從前往后快速按順序在各個工作表之間切換,按下“Ctrl+PageUP”組合鍵可從后往前依次快速地在各個工作表之間切換,這樣也能快捷地切換到需要的工作表。
     
      隨心所欲控制Word頁碼位置
     
      有時候你會發現某些書籍的頁碼并不是在頁眉或者頁腳處(例如可能在頁面的右邊緣),如何才能讓頁碼顯示在頁面的任意位置呢?可以這樣實現:
     
      首先點擊“插入”/“頁碼”菜單項在頁眉或者頁腳處插入頁碼,然后用鼠標點擊剛生成的頁碼,直到其周圍出現四向箭頭,此時你就可以將頁碼內容拖動到頁面的任意位置了。
     
      注意,如果要修改頁面的格式,必須先設置好之后才能將它拖動到其他位置,如果將它拖到頁眉或頁腳之外的地方,就不能修改頁碼文字格式了。
     
      不讓Excel單元格中的零值顯示
     
      如果你在Excel中使用某些函數統計出該單元格的值為零值,它會顯示出一個數字“0”,這看上去很不爽,打印出來也會包含這個“0”。怎樣才能不讓它顯示呢?下面以求和函數Sum為例來看看如何不顯示零值。
     
      例如,在某工作表中對A2到E2單元格進行求和,其結果填寫在F2中,由于結果可能包含0,因此,為讓0不顯示則在F2單元格中輸入計算公式:“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”,這樣,一旦求出的和為0則不顯示出來;還可以這樣寫公式:“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”,即如果對A2到E2求和結果為0就不顯示,否則顯示其結果。
     
      Excel中巧選擇多個單元格區域
     
      在編輯工作表時,如果要選擇不相鄰的多個單元格或單元格區域,大家通常采用的方法是:選擇第一個單元格或單元格區域,然后在按住Ctrl鍵的同時選擇其他單元格或區域。其實,除此之外,Excel還提供了另外一種選擇多個單元格區域的方法,筆者感覺更為順手,該方法是:選擇第一個單元格或單元格區域,然后按“Shift+F8”鍵,并拖動鼠標選中其他不相鄰的單元格或區域將它添加到選定區域中。要停止向選定區域中添加單元格或區域,請再次按“Shift+F8”鍵。
     
      Word打印預覽狀態也能修改文檔
     
      經常用Word的“打印預覽”來先查看一下要打印的文檔是否符合要求,如果在預覽時發現文檔中有一點文字錯誤,大家一般是關閉預覽窗口,回到編輯狀態下修改之后再進行打印,其實在預覽狀態下,一樣可以對文檔進行編輯,在預覽模式下,默認選中的是“放大鏡”功能,我們只要點工具欄上的“放大鏡”按鈕來取消放大功能,再用鼠標點選需要操作的區域,就可以進行修改了。
     
      將PPT演示文稿保存為圖片
     
      大家知道保存幻燈片時通過將保存類型選擇為“Web頁”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來,如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢?
     
      打開要保存為圖片的演示文稿,單擊“文件”菜單中的“另存為”命令,將保存的文件類型選擇為“JPEG文件交換格式”,單擊“保存”按鈕,此時系統會詢問用戶“想導出演示文稿中的所有幻燈片還是只導出當前的幻燈片?”,根據需要單擊其中的相應的按鈕就可以了。
     
      在Word中進行一鍵粘貼
     
      在Word中,我們經常做的命令就是復制和粘貼。其實在Word中可以實現一鍵粘貼,這個按鍵是我們不太常用的Insert(插入)鍵。在Word的主界面“工具”中選擇“選項”,然后進入“編輯”菜單,在“用INS鍵粘貼”選項前打上鉤,之后點擊“確定”按鈕退出。這樣以后在Word中使用INS一個鍵就可以進行粘貼了,是不是感覺比以前方便了很多?
     
      快速刪除英文單詞
     
      在幾乎所有的文字處理軟件中,要刪除插入點前的英文單詞,可以按住Ctrl鍵,再按下Backspace鍵。如果要刪除插入點后的單詞,可以按住Ctrl鍵,再按下Delete鍵。該種刪除方法,對中文中的詞組同樣有效。 重復記錄巧刪除
     
      當Excel工作表中有重復記錄時,可以利用“高級篩選”功能刪除重復記錄,具體操作是:選中Excel工作表中的所有記錄,在“數據”菜單中,指向“篩選”,單擊“高級篩選”命令;單擊“將篩選結果復制到其他位置”,然后在“復制到”框中,輸入單元格引用;選中“選擇不重復的記錄”復選框,單擊“確定”按鈕。
     
      快速更新Word表格
     
      如果在一個Word表格中有某一列的合計數,如果下一次,我們還需要用到這張表格,只是更改了其中的幾個數字,那么我們是不是還要重新進行合計呢?其實,是不必要重新進行合計的,我們只須選中合計數,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中,選擇其中的“更新域”即可,我們馬上就會看到合計數已經被更新了。 Excel快速互換兩列
     
      在用Excel進行數據處理時,有時候需要將兩列數據整體進行交換,通常的辦法是在其中一列之前插入一空白列,然后把另一列復制或剪切到空白列,最后把那列刪除掉。或者是選中一列后進行剪切,然后再選中另一列后右擊選擇“插入已剪切的單元格”也能達到目的,但都比較麻煩,可以這樣來簡化操作:先單擊選中一列,移動鼠標到列中第一個單元格的上端橫線上,當光標變成“+”字箭頭狀,按住Shift鍵不放,直接拖到另一列前(后)面就可以了。該方法對同一工作表中,不管是相鄰的還是不相鄰的兩列都適用。
     
      快速選中包含數據的所有單元格
     
      在Excel中,我們都知道按下“Ctrl+A”組合鍵或單擊全選按鈕可選中整個工作表,拖動鼠標也可以選擇工作表的某個區域,但在進行報表或者數據處理時,可能只需要選中所有包含數據內容的單元格區域,那該怎么操作呢?可以這樣來操作:首先選中一個包含數據的單元格,按下“Ctrl+Shift+*”組合鍵,即可把所有包含數據的單元格選中。選定的區域是根據選定的單元格向四周輻射所涉及到的所有數據單元格的最大區域。
     
      注:本技巧僅適用于工作表中的數據是連續的情況。
     
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      2013/07/15

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